第五章 文件的撰写原理

一、 填空题

1.文件的内容要符合客观实际，即具有(真实性)。

2.发文要有明确的目的性与(针对性)。

3.根据客观实际需要制发文件，反对(文牍主义)。

4.调查研究应坚持正确的态度，即坚持客观性、全面性和(时效性)。

5.文件是一种特殊的应用文，兼有说明文、记叙文和(议论文)三种体裁的写作特点。

二、单选题

1.文件的内容要符合客观实际，即具有(A)

A真实性 B客观性 C实际性 D针对性

2.发文要有明确的目的性与(B)。

A真实性 B针对性 C客观性 D实际性

3.根据客观实际需要制发文件，反对(C)。

A官僚主义 B平均主义 C文牍主义 D实用主义

4.调查研究应坚持正确的态度，即坚持客观性、全面性和(D)。

A真实性 B针对性 C时间性 D时效性

5.发文的第一个环节是(C)。

A酝酿 B构思 C撰写文件 D审核发文

6.撰写文件必须文风端正，做到(A)。

A简直朴精 B直实朴精 C简真朴精 D简直朴准

7.文件具有法定的权威性和(B)。

A实用性 B实效性 C效用性 D效率性

8.下列专用词语中属于追叙词的是(D)。

A故此 B鉴此 C为此 D均经

9.下列专用词语中不属于承转词的是(D)。

A故此 B鉴此 C为此 D均经

10.下列专用词语中属于领叙词的是(A)。

A根据 B业经 C均经 D前经

11.下列专用词语中不属于追叙词的是(A)。

A根据 B业经 C均经 D前经

三、多选题

1.审核修改文稿主要(ABCDE)。

A审核是否需要行文 B审核文件的主题 C审核文件的内容材料是否准确、属实 D审核文字表述是否概念准确 E审核文件格式是否符合要求

2.文件撰写的基本要求是(ABCDE)。

A符合政策法规 B实事求是 C讲究科学 D注重实效 E注意载体材料的选用

3.文件主题正确深刻主要表现在(ABD)。

A主题的针对性 B主题的周密性 C主题的准确性 D主题的时效性 E主题的开放性

4.调查研究应坚持正确的态度，即坚持(CDE)。

A政治性 B认真性 C客观性 D全面性 E时效性

5.文件语言严谨、庄重的特点主要体现在(ABCD)

A使用规范化的书面语言 B词义解释要严密 C词语的限定要周密 D使用文件专用词语 E词语数量要限制

四、简答题

1.撰写文件有何重要性?

1、撰写文件是机关领导、工作人员日常工作的重要组成部分。

2、撰写文件是机关发文工作的重要环节。

3、撰写文件直接关系到文件的质量，也关系到党和国家方针、政策的传达、贯彻，关系到国家机器的正常运转。

2.如何审核修改文稿?

一是审核是否需要行文;二是审核文件的主题;三是审核文件的内容材料是否准确、属实，提出的措施、办法是否具体明确，切实可行;四是审核文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范，合乎逻辑，标点正确;五是审核文件格式是否符合要求，文种选择是否正确，收文机关的确定是否符合行文规则等。

五、论述题

1.试述文件撰拟的步骤。

1、明确与确定主题

主题正确深刻主要表现在三个方面：一是主题的针对性;二是主题的周密性;三是主题的时效性。

2、调查研究、挑选材料

调查研究应坚持正确的态度，即坚持客观性、全面性、时效性。

3、正确选择文件的表达方式

文件是一种特殊的应用文，兼有说明文、记叙文、议论文三种体裁的写作特点。

4、精心布局

文件的结构类型一般有三种：一是单层式格式;二是双层式格式;三是三层式格式。

5、列出提纲

6、草拟文稿

7、审核修改

2.文件撰写的基本要求

1、符合党和国家的方针、政策、法律、法规

2、实事求是。根据客观实际需要制发文件，即发文要有明确的目的性与针对性，反对文牍主义;文件的内容符合客观实际，即具有真实性;从实际出发，提出切实可行的对策。

3、讲究科学

4、注重实效

5、注意载体、字迹材料的选用
 

第六章 法定行政文件的写作

一、 填空题

1.报告最大的特点就是(陈述性)。

2.请示只写一个(主送机关)。

3.批复引语应当先引标题，后引(发文字号)。

4.命令最大的特点是具有(强制性)。

5.(通告)适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

6.(公告)适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

7.请批函的内容只限于(业务问题)。

8.联系参观、邀请讲学等使用的函件是(商洽函)。

9.商洽函多用于平行机关和(不相隶属的机关)之间。

10.公告多为(周期性)发文。

11.会议纪要一般以(第三)人称来写。

12.会议纪要是(会议)的产物。

二、单选题

1.报告最大的特点就是(B)。

A综合性 B陈述性 C专题性 D主动性

2.批复引语应当先引标题，后引(D)。

A时间 B作者 C发文机关 D发文字号

3.命令最大的特点是具有(A)。

A强制性 B命令性 C约束性 D执行性

4.在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项时使用(B)。

A布告 B通告 C公告 D通报

5.向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用(C)。

A布告 B通告 C公告 D通报

6.请批函的内容只限于(A)。

A业务问题 B专业问题 C综合问题 D经济问题

7.联系参观、邀请讲学等使用的函件是(A)。

A商洽函 B询问函 C答复函 D请批函

8.公告多为(C)。

A定期发文 B不定期发文 C周期性发文 D偶发性发文

9.会议纪要的写作一般以(C)。

A第一人称 B第二人称 C第三人称 D第四人称

10.请求指示的请示要解决的一般多为(A)。

A认识问题 B经济问题 C物质问题 D法律问题

11.请求批示的请示一般只涉及经济或(C)。

A认识问题 B专业问题 C物质问题 D法律问题

12.用于依照有关法律规定发布行政法规和规章的命令是(A)。

A公布令 B行政令 C嘉奖令 D任免令

13.用于宣布施行重大强制性行政措施或撤销下级机关不适当的决定时使用的命令是(B)。

A公布令 B行政令 C嘉奖令 D颁布令

14.对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则时使用的文件是(C)。

A命令 B决定 C指示 D指令

15.对重要事项或者重大行动做出安排时使用的文件是(B)。

A命令 B决定 C指示 D指令

16.表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时使用的文件是(C)。

A通知 B通告 C通报 D布告

17.通报缘由的写法类似(A)。

A新闻导语 B新闻报道 C消息 D简报

18.国家权力机关或涉外群众团体向国内外宣布重要事项时使用(C)。

A布告 B通告 C公告 D公报

19.记载和传达会议情况和议定事项时使用的文件是(B)。

A会议记录 B会议纪要 C会议简报 D会议通报

20.通告是一种具有行政约束力和法律效力的(A)。

A知照性文件 B指挥性文件 C法规性文件 D祈请性文件

21.报请类文件在表达方式上主要采用(B)。

A记叙 B概叙 C议论 D说明

三、多选题

1.报告按内容可以分为(ABCDE)。

C建议报告 D答复报告 E报送报告

2.报告按性质可以分为(CD)。

A工作报告 B情况报告 C综合性报告 D专题性报告 E报送报告

3.指示在写作时要注意(ACD)。

A准确性 B及时性 C针对性 D具体性 E真实性

4.指示具有较强的(ABCD)。

A规定性 B指导性 C灵活性 D庄重性 E强制性

5.从作用上可将通知分为(ABCDE)。

A指示性通知 B批转性通知 C发布性通知 D任免通知 E会议通知

6.从通报的适用范围上可以将其分为(ABC)。

A表彰性通报 B批评性通报 C情况通报 D会议通报 E消息通报

7.从格式上可将函分为(AB)。

A公函 B便函 C商洽函 D询问函 E答复函

8.从行文方向可将函分为(CD)。

A公函 B便函 C发函 D复函 E来函

9.从内容上可将函分为(ABCDE)。

A商洽函 B询问函 C答复函 D请批函 E知照函

10.会议纪要的特点主要有(ABCD)。

A纪实性 B纪要性 C指示性 D传达性 E强制性

11.写好会议纪要，应注意做到()。

A做好纪录 B阅读记录 C摘其要点 D准确概括 E融会贯通

四、名词解释

1.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。报告是一种陈述性文件。

1. 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。顾名思义，请示就是下级机关

向上级机关请求指示和批准的请求性文件。

3.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大

会常务委员会提请审议事项。

4.命令(令)，适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布实行重

大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

5.函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。

五、简答题

1.试述函的定义及写作要求

函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。在具体写作时还应注意以下几点：

第一，一函一事。第二，真实可靠。第三，用语得体。

2.报告和请示有何区别?

1、行文目的不同。2、性质要求不同。3、行文时限不同。请示必须在事前行文;报告则在事前、事后、事情进行中行文均可。4、内容含量不同。

3.报请类文件的写作特点是什么?

1、以具体的事实和数据为主要材料。

2、以概叙为主要表达方式。

3、以通俗生动的语言行文。

4.通告和公告有何区别?

1、发布机关不同。2、发布内容不同。3、发布范围不同。公告用于向国内外发布;通告限于在一定范围内发布。4、性质不同。

六、论述题

1.试析报告和请示的关系。

相同点：1、行文方向一致。2、报送要求相同。3、写作特点相同。

不同点：1、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系;请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。2、性质要求不同。报告属陈述性文件，一般不需要上级回复;而请示属请求性文件，需要上级机关给以及时批复。3、行文时限不同。请示必须在事前行文;报告则在事前、事后、事情进行中行文均可。4、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则;而报告既可一文一事，也可一文数事。

七、写作题

各文种的制作
 

第七章 常用事务文件的写作

一、 填空题

1.演讲词的核心部分是(主体)。

2.对某种组织或团体的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及活动规则

等做出规定的法规性文件是(章程)。

3.章程的标题由组织或团体的名称和(文种)组成。

4.章程的签署是以(题注)形式在标题下注明会议名称与通过日期。

5.章程的结构形式一般是章断(条连款不连)。

6.条例的签署采用题注形式在标题下标明(公布机关)和日期。

7.办法的突出特点是原则性和(灵活性)的结合。

8.条例以(公布)日期为准。

9.细则是(母件)的具体化。

10.法人之间为实现一定经济目的，明确相互权力义务关系而签署的协议是(经济合同)。

11.经济调研预测报告最突出的特点是预见性和(时效性)。

12.细则在写作上要突出“上有所依，(下有所系)”。

二、单选题

1. 对某种组织或团体的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及

活动规则等做出规定的法规性文件是(A)。

A章程 B条例 C办法 D规定

2.办法的突出特点是(B)。

A原则性和方法性的结合 B原则性和灵活性的结合 C方法性和灵活性的结合 D灵活性和法规性的结合

3.法人之间为实现一定经济目的，明确相互权力义务关系而签署的协议是(C)。

A条约 B协议书 C经济合同 D公证书

4.经济调研预测报告最突出的特点是预见性和(D)。

A计划性 B调研性 C分析性 D时效性

5.规定的突出特点是具体、集中和(D)。

A规定性 B约束性 C绝对性 D相对性

6.对某项工作或某一方面的活动做出具体安排或提出具体措施的法规性文件是(A)。

A办法 B规定 C章程 D条例

7.细则的突出的特点是(B)。

A条理性 B依附性 C补充性 D细密性

8.规则最突出的特点就是局部性和(A)。

A针对性 B依附性 C补充性 D细密性

9.计划比较常用的写作格式是(B)。

A条文式 B小标题式 C短文式 D框图式 E段落式

10.简报最常用的一种写法是(C)。

A经验总结式 B计划分解式 C新闻报道式 D摘要转发式

11.简报写作时要求做到 “快”、“新”、“简”、(A)。

A“实” B“短” C“朴” D“精”

12.会议记录最突出的特点是原始性和(C)。

A机密性 B记录性 C实录性 D记载性

13.大会的序曲是(B)。

A大会通知 B开幕词 C闭幕词 D大会报告

14.大会的结束语是(D)。

A开幕词 B大会简报 C会议纪要 D闭幕词

15.会议的中心文件是(B)。

A开幕词 B大会报告 C会议纪要 D闭幕词

16.大会报告具有很强的(A)。

A针对性 B实用性 C权威性 D真实性

17.从结构方式上看，法规类文件一律采用(D)。

A记叙的方式 B概叙的方式 C议论的方式 D说明的方式

18.计划总结类文件在行文上的突出特点是(D)。

A灵活 B多样 C自如 D灵活多样自如

19.时间较长、内容较原则概括的计划是(A)。

A规划 B计划 C安排 D要点

20.计划目标要解决的问题是(A)。

A做什么 B谁去做 C怎么做 D何时完成

21.先概述总的情况，然后分几项工作进行总结的结构属于(C)。

A段落式结构 B阶段式结构 C总分式结构 D体会式结构

22.简报固有的属性是(C)。

A快 B新 C简 D实

三、多选题

1.演讲词的开头形式通常有(ABCDE)。

A直接点题式 B交代背景式 C提问激发式 D名言警句式 E感情沟通式

2.演讲词的主体部分要求做到(BCDE)。

A中心突出 B紧扣主题 C层次清楚 D详略得当 E高潮迭起。

3.常见的演讲结尾方式有(ABCDE)。

A概括提炼式 B幽默含蓄式 C锦言妙语式 D号召鼓动式 E态势语言式

4.法规类文件主要包括(ABCD)。

A章程 B条例 C规定 D办法 E国书

5.调研报告的基本要素是(CDE)。

A选题 B立项 C调查 D研究 E报告

6.按性质划分，可将调研报告分为(AB)。

A综合性调研报告 B专门性调研报告 C典型性调研报告 D问题性调研报告 E案例调研报告

7.按内容划分，可将调研报告分为(CD)。

A综合性调研报告 B专门性调研报告 C典型性调研报告 D问题性调研报告 E案例调研报告

8.经济合同的写作要求做到(ABC)。

A合法 B合理 C合格 D平等 E互利

9.大事记的结构主要包括(ABD)。

A标题 B大事时间 C大事事件 D大事记述 E大事概况

10.经济调研预测报告最突出的特点是(AB)。

A预见性 B时效性 C计划性 D调研性 E分析性

11.计划是一个统称，常见的名称有(ABCDE)。

A规划 B安排 C打算 D设想 E意见

四、名词解释

2. 章程：是对某种组织或团体的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及

活动规则等做出规定的法规性文件。

3. 调研报告：就是对客观事物进行调查研究后，反映调研成果的一种书面报

告。

3.简报：是党政机关、人民团体、企事业单位内部使用的一种简要的工作报告或情况报告。

4.会议记录：是以书面形式记录会议内容和基本情况的事务性文件。

5.演讲词：又叫演说词或演讲稿，是演讲会或不同形式的集会上用来发表演

说的文稿。

6.可行性研究报告：是指对决策拟建项目可能采取的计划、方案，进行全面的调查、研究、论证，确定其是否可行后写出的报告。

五、简答题

1.简述法规类文件的写作特点。

1、内容构成上——面面俱到的行文。

2、结构表达上——条分缕析的说明。

3、语言运用上——无懈可击的措辞。

2.简析调研报告各要素的关系。

调研报告的基本要素是调查、研究、报告。其中，调查是是依据和基础，是手段，研究是分析和综合，是目的，报告是反映和体现，是结果。

3.简述调研报告的写作要求。

1、调查、研究、报告，三个环节缺一不可。

2、材料、观点、材料，要求有机结合。

3、叙述、议论、说明，以夹叙夹议为主。

4.简述大事记的定义及写作要求。

大事记，是一种按照时间顺序记载机关一年内发生的重大事件和重要活动的内部使用的特殊文件。

写作要求：1、选择大事要事。2、一日一项记一条。3、当日事当日记。4、简明扼要概述。

六、写作题

各文种的写作
 

第八章 机关文件的处理程序

一、 填空题

1.整个文件处理流程是由三个处理程序(六)个阶段及若干个具体环节组成。

2.签收的任务主要包括清点和(检查)。

3.(拆封)是文书人员的特有职责。

4.在文件分发时，要坚持批准分发、既定分发和(三主优先)的原则。

5.文件处理的核心和关键环节是(承办)。

6.承办具有特殊性和(兼跨性)。

7.对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程称为(注办)。

8.(发文处理)程序是实现机关领导意图的过程和步骤。

9.文件制作的起点程序是(交拟)。

10.(拟稿)是发文处理程序的首要环节，也是文件处理工作的基础。

11.核稿，又叫(审核文稿)。

12.制文阶段的关键环节是(签发)。

13.一份文稿能否制发，主要取决于领导是否(签发)。

14.文稿一经领导签发，即可(生效)

15.领导签发的日期，即为文件的(生效日期)。

16.(正签)属于职权范围内的签发。

17.部门领导人签发后再送给机关有关领导人签字叫(核签)。

二、单选题

1.签收的任务主要包括清点和(A)。

A检查 B清理 C复核 D签字

2.文书人员的特有职责是(B)。

A签收 B拆封 C登记 D分发

3.在文件分发时，要坚持的原则是批准分发、既定分发和(C)。

A领导优先 B分类分发 C三主优先 D审核分发

4.文件处理的核心和关键环节是(C)。

A拟办 B批办 C承办 D注办

5.承办具有特殊性和(A)。

A兼跨性 B兼容性 C时效性 D效用性

6.对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程称为(D)。

A拟办 B批办 C承办 D注办

7.实现机关领导意图的过程和步骤的程序是(B)。

A收文程序 B发文处理 C立卷程序 D归档程序

8.文件制作的起点程序是(A)。

A交拟 B拟稿 C核稿 D签发

9.发文处理程序的首要环节是(B)。

A交拟 B拟稿 C核稿 D签发

10.核稿，又叫(D)。

A校稿 B校对 C审批文稿 D审核文稿

11.两个以上机关联合发文时，各有关机关领导人共同签发叫(D)。

A正签 B代签 C加签 D会签

12.制文阶段的关键环节是(C)。

A拟稿 B核稿 C签发 D用印

13.一份文稿能否制发，主要取决于领导是否(D)。

A交拟 B审批 C核稿 D签发

14.文稿一经领导签发，即可(A)。

A生效 B发出 C制发 D用印

15.文件的生效日期即为(C)。

A领导交拟日期 B拟稿日期 C领导签发日期 D印刷日期

16.职权范围内的签发叫(A)。

A正签 B代签 C核签 D会签

17.根据授权或委托，代主要领导人签发叫(B)。

A正签 B代签 C核签 D会签

18.核签又叫(C)

A正签 B代签 C加签 D会签

19.部门领导人签发后再送给机关有关领导人签字叫(C)。

A正签 B代签 C核签 D会签

20.部门领导人签发后再送给机关有关领导人签字叫(C)。

A正签 B代签 C加签 D会签

21.根据文件定稿制作文件正本的行为过程叫(C)。

A拟稿 B核稿 C缮印 D校对

22.校对必须依据(B)。

A草稿 B定稿 C正本 D存本

23.内回执又叫(A)。

A送文回执单 B发文通知单 C外回执 D签收簿。

24.下列封口方法中属于密封方法的是(D)。

A粘封 B缝封 C轧封 D铅封

25.下列封口方法中属于密封方法的是(D)。

A粘封 B缝封 C轧封 D印封

26.下列封口方法中属于密封方法的是(D)。

A粘封 B缝封 C轧封 D纸封

27.对文件的办理进行督促检查的环节是(C)。

A拟办 B批办 C催办 D注办

28.对发文处理情况的催办称为(B)。

A内催办 B外催办 C上催办 D下催办

29.对机关内部文件处理情况的督促检查称为(A)。

A内催办 B外催办 C上催办 D下催办

30.文件校对必须忠实于(C)。

A草稿 B修改稿 C原稿 D正本

31.发文有效性的重要凭证是(D)。

A发文机关 B文头 C发文日期 D印章

32.询办就是(A)。

A催办 B注办 C承办 D拟办

33.收发文处理的最后一道程序是(D)。

A注办 B注发 C传递 D归卷

三、多选题

1.立卷归档程序具体包括(ABCDE)。

A拟制立卷类目 B搜集整理文件 C组合案卷 D填写案卷封皮 E移交归档

2.收文处理程序包括(AB)。

A收进阶段 B阅办阶段 C制文阶段 D制发阶段 E处理阶段

3.文件收进阶段包括(ABCDE)。

A签收 B拆封 C登记 D加盖收文章 E分发

4.文件阅办阶段包括(ABCD)。

A传阅 B拟办 C批办 D承办 E归档

5.签收的任务主要包括(AE)。

A检查 B清理 C复核 D签字 E清点

6.收文登记项目一般包括(ABCDE)。

A收文时间 B来文机关 C文件标题 D发文号 E归入卷号

7.在文件分发时应坚持的原则是(ABC)。

A批准分发 B既定分发 C三主优先 D审核分发 E领导优先

8.批办意见一般包括(ABCDE)。

A处理的原则 B处理方法 C承办部门 D承办时限 E签署

9.承办具有(AE)。

A兼跨性 B兼容性 C时效性 D效用性 E特殊性

10.做好承办工作应注意(ABCD)。

A统筹规划 B妥善安排 C遵守原则 D实行岗位责任制 E实行效益工资制

11.按照催办人员可将催办划分为(ABCD)。

A文书人员催办 B业务人员催办 C部门负责人催办 D分管领导人催办

E收发员催办

12.催办的形式主要有(ABCDE)。

A电话催办 B信函催办 C登门催办 D开会催办 E发催办卡催办

13.文件制文阶段主要包括(ABCD)。

A交拟 B拟稿 C核稿 D签发 E用印

14.文件制发阶段主要包括(ABCE)。

A缮印 B校对 C登记 D签发 E装封

15.文件审核主要注意(ABCD)。

A审核是否需要行文 B审核文稿内容 C审核文字表达 D审核文件体式 E审核发文机关

16.签发种类主要有(ABCDE)。

A正签 B代签 C核签 D加签 E会签。

17.校对方法主要有(ABCE)。

A对校法 B折校法 C唱校法 D自校法 E看校法

18.文件封口方法主要有(ABCDE)。

A粘封 B缝封 C轧封 D捆轧 E铅封

19.文件密封方法主要有(CDE)。

A粘封 B缝封 C印封 D纸封 E铅封。

四、名词解释

1.文件处理程序：指的是文件在机关内部运转处理的一系列程序。

2.签收：是收件人将收件清点后，在对方的文件投递单或送文登记簿上签字，

以表示文件收到的行为过程。

3.拟办：是机关综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文件，

提出初步办理意见，供机关主管或主要领导人批办时参考的行为过程。

4.签发：是机关领导人将呈批的文稿经过最后审定，予以签署意见的行为过

程。

5.归卷：就是将平时处理完毕的文件清退回来，按照要求放在贴有类别名称的文件夹或文件盒中的行为过程。

6.批办：是机关或部门负责人对文件由谁办理、如何办理所提出批示意见的

行为过程。

7.催办：是对文件的办理进行督促检查。

8.承办：是指承办部门或承办人，根据领导人的批办意见，按照来文的内容

和要求，对文件予以办理的行为过程。

五、简答题

1.简述收文处理程序。

可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。

2.简述发文处理程序。

可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。

3.收文登记有何作用?

其主要作用是责任和凭证，具体体现在：收文登记可以使文件管理有条不紊，防止文件的积压和丢失，有利于管理和保护文件，便于对文件进行查找、检查、统计和催办，有效地控制文件的运转，更好地发挥文件的作用。同时，收文登记还可以作为文件交接的凭据。

4.哪些文件需要拟办?

凡是需要办理的重要文件都需要拟办，具体包括：上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件;机关直属各部门主送本机关的请求性或建议性文件;下级机关主送本机关的请示性文件;平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性文件及其它需要贯彻、办理的重要文件。

5.如何做好承办工作?

统筹规划;妥善安排;遵守承办原则;实行岗位责任制。

6.需要催办的文件主要有哪些?

需要办理的收文;等待答复的发文;本机关与其它机关会办的文稿;送领导审批的文件等。其中重点要对急件、要件及拟稿、签发环节进行催办。另外，要加强对出差、请假人员办文的催办。

7.简述催办形式。

催办的形式多种多样，可采用电话、信函、登门、开会催办，也可发催办卡、催办单等进行催办，还可以发简报，公布各单位的办文情况，对好的单位加以表扬，对久拖不办的单位进行批评，以起到催办作用。

六、论述题

1.试比较各种登记形式的优缺点。

目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索;卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失;联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。

2.哪些文件需要拟办?

凡是需要办理的重要文件都需要拟办，具体包括：上级机关主送本机关需要贯彻落实的文件;机关直属各部门主送本机关的请求性或建议性文件;下级机关主送本机关的请示性文件;平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性文件及其它需要贯彻、办理的重要文件。

3.收文登记有何作用?

其主要作用是责任和凭证，具体体现在：收文登记可以使文件管理有条不紊，防止文件的积压和丢失，有利于管理和保护文件，便于对文件进行查找、检查、统计和催办，有效地控制文件的运转，更好地发挥文件的作用。同时，收文登记还可以作为文件交接的凭据。

4.哪些文件需要催办?如何催办?

需要办理的收文;等待答复的发文;本机关与其它机关会办的文稿;送领导审批的文件等。其中重点要对急件、要件及拟稿、签发环节进行催办。另外，要加强对出差、请假人员办文的催办。

催办的形式多种多样，可采用电话、信函、登门、开会催办，也可发催办卡、催办单等进行催办，还可以发简报，公布各单位的办文情况，对好的单位加以表扬，对久拖不办的单位进行批评，以起到催办作用。

5.试述文书处理程序。

整个文件处理流程是由三个处理程序、六个阶段及若干个具体环节组成。具体包括：1、收文处理程序。可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。2、发文处理程序。可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。3、立卷归档程序。可分为立卷阶段和归档阶段，具体包括拟制立卷类目、搜集整理文件、组合案卷、填写案卷封皮、编写案卷目录、移交归档、销毁等环节。